迎接瞬息萬變的現代工作環境

　　原載于《現代物業·設施管理》2017年第4期
 

　　如同出版業、租車業和音樂發行業一樣，企業房地資產(CRE)行業正處在一個風起云涌的變革時代。工作環境設計正和其他行業的商業模式一道，逐漸成為一種高效、即時、消費者導向的服務。

　　是什么導致了企業房地資產面臨如此巨大的變革?依我看，變革的主要驅動力在于以下三點：

　　首先，現代工作模式已經發生了較大變化。“工作-生活平衡”已逐漸演化為“工作-生活融合”，亦即工作和生活娛樂可以同時在辦公室進行。越來越多的員工正在尋求一種新的工作方式以彌補繁重工作帶來的生活感缺失。

　　其次，企業房地資產本身也在不斷革新。許多企業已不再長年累月地租下整層或整棟大樓，其辦公室租賃模式變得非常靈活。單就美國來說，即使在房地產行業非常成熟的地區，彈性工作空間市場僅在去年就增長了近10%。[1]

　　最后，辦公室環境已逐漸演變為一種員工體驗，這也是各大企業在人才爭奪戰中非常重視的一點。許多與時俱進的企業一般會將員工的娛樂和健康需求視為一種與工資薪酬同等重要的福利。而更為豐富多樣的辦公環境體驗也將為企業帶來更好的效益，更充足的人才儲備及更高的員工積極性。[2]

　　辦公環境：深遠的變革

　　100多年前的鄉村經濟體制下，大部分勞務是由許多工匠和自由職業者結群共同完成的�，F代企業辦公環境則是工業革命后的產物。在那個時代，企業組織結構和辦公室整體設計的變化見證了公司的組織行為模式由簡單的流水作業漸進到結構膨脹、變革緩慢、決策過程冗長的巨型企業模式。傳統的辦公樓為了配合企業由上而下的線性管理流程，一般都設計成等級森嚴的小隔間，公司高層常坐在四角兩面臨窗的辦公室中。在單線程的管理模式下，這種設計無疑是十分有效的。

　　但在信息時代，企業組織結構多為事業部形式的矩陣結構，大型企業往往很難適應資源調配和高層決策的頻率，而沒有跟上市場節奏的企業注定將被無情淘汰。統計顯示10年前的《財富》世界1000強企業有70%在今天被模式更為靈活的企業所取代。[3]

　　在瞬息萬變的市場環境下，集中制的辦公設計很顯然已非時代主流。10-15年的長期租約以及傳統的辦公室設計缺乏根本的靈活性，已成為現代企業成功的掣肘。如果公司和地產開發商忽略了現代企業的辦公需求，未來終將無法在市場中立足。

　　工作模式：隨處可辦公

　　靈活機動的工作小組使企業能夠更為迅速和高效地應對新時代的機遇和挑戰。根據麻省理工學院(MIT)的一項研究報告，運營模式更為靈活的公司在利潤增長方面要比更為教條的公司高37個百分點。[4]

　　靈活的工作模式同樣會影響員工個人。以往企業的員工總是按時上下班，重復著一些在外也能進行的簡單工作;而現在的員工則更傾向于具有自由性和選擇性的工作，避免一天到晚坐在自己的辦公桌前。這是一種提高效率的機會：如果能對“上班時間”進行重新定義，辦公空間分配可與時俱進，則能更好地照顧到員工的個人需求、職責和偏好。

　　現代員工大多渴望自己的工作即是一種生活方式，而不是一種背負的責任：他們不再將工作和生活視為兩個分割的時間段。尤其是千禧一代，在工作態度的轉變上更是驚人的一致，他們之中有88%的人會選擇價值觀跟自己相近的公司。[5]

　　反過來，雇主也在努力完善辦公環境，使其能更好地體現企業自身的價值觀，吸引優秀員工留駐企業。這要求辦公室能夠成為一個互相交流和合作的平臺——能夠提供員工在家或者在咖啡館辦公享受不到的設施、服務和福利之便。

　　人才爭奪：日趨成熟化

　　辦公室已不再是員工必去的地方，它應該是員工想去的地方。許多公司逐漸發現精心布置的辦公環境能兼顧員工的工作和生活，同時激發員工的創造力、合作能力和生產力。其結果是員工越來越離不開公司。

　　傳統的激勵方式，像晉升機制、給予位置較好的角落辦公室或者養老金計劃，已慢慢喪失作用或變得無關緊要。像“玻璃門”(Glassdoor，美國一家企業點評與職位搜索的職場社區)和臉書(Facebook)這樣的網絡平臺讓每家公司員工的工作環境質量變得更透明。這些公布在網絡上的公司文化和工作環境的剪影使得好的公司能夠脫穎而出，吸引更多人才為之效力。

　　良好辦公環境的正效應

　　那么什么樣的辦公室會讓人們樂享其中呢?積極健康的辦公環境又是如何建立的呢?

　　如果將辦公場所視為一種產品，設計師們會通過觀察體驗者對新產品的反映及反饋去考察產品設計是否成功。那么可否將實景體驗作為企業房地資產的一種輔助設計方法呢?測試者對不同實景空間做出的反應能很好地運用于辦公場所設計之中。如果企業房地資產想要創造一種靈活多變而又利于合作的工作環境，不妨先考察一下初創企業。

　　空間上，許多初創企業會選擇一種自然的、利于分工合作的工作環境，這有利于配合初創企業靈活多變和成本節約的經營策略。

　　隔壁辦公室若能允許員工工作之余免費小酌并享受點爵士樂曲，加班也將不再那么沉重乏味。 這種“活動型”的工作環境能使員工的業績提高16%。[6]企業高層追求的按需服務工作環境也在逐漸成型。許多公司正在將共享空間和服務嵌入甲級摩天大樓中，使自身能夠提供全方位酒店式的溫馨服務。

　　7個步驟改變傳統工作環境

　　世界變化的節奏或許將比現在更快。隨著開發商對工作性質有更深了解，對使用者的偏好和習慣更為熟悉，工作場所的設計也需要跟上時代步伐。這里謹提出7點建議，以求通過改變工作環境來改善員工生活質量并使企業房地資產策略更為靈活。

　　1、提倡自由選擇。不要盲目迫使所有員工都接受多變的環境。最好的方式是辨別何種工作確實需要較為私人的辦公室和較為固定的位置;何種工作又更適應“活動型”的工作環境布置。如果需要將辦公桌布置得較為不固定，那么辦公室需要提前打造各種空間以滿足員工的團隊合作、討論教學、創意創新和業余娛樂。這樣的環境如同校園一般，讓員工可以最大限度地自由選擇最適合的辦公地點。

　　2、內嵌健身設施。員工健康計劃一直是公司最為重視的問題，但目前為止僅有很少的公司能夠從基層做起，扎實地將員工健康計劃體現在辦公場所的設計之中。像可站可坐的直立辦公桌以及樓梯等小型的(一般成本不算高)介入式設計可以促進員工的日常運動。內嵌的小型健身房更能夠彰顯企業的健康文化，讓企業在房地資產實踐中獨樹一幟。

　　3、移植自然景觀。自然景觀和直達外界的開放空間可不僅僅是放松員工心情那么簡單。有效的日光照射和雅致的植物盆景能潛移默化地提升員工績效。事實上自然景觀可以促進員工的業績提高約6%，并使他們的創造性提高15%。[7]

　　4、設立中央餐廳。像家庭聚餐一樣，用餐時間如果員工聚在一起，組內的溝通和合作會變得更為順暢。精心布置的餐廳會使大家更樂于在一起分享用餐的喜悅，而非獨自一人。值得一提的是，如果員工能自由選擇菜式，或者公司與附近餐館或飲食機構有合作的話，用餐也許會變得充滿樂趣和驚喜。

像家庭聚餐一樣，用餐時間如果員工聚在一起，組內的溝通合作會變得更為順暢

　　5、重新審視現存設施。工作空間的革新并不完全意味著高花費和大手筆。在許多情況下，對現有空間只需稍加改造，如除去一面隔斷，添設一小間廚房，或將行政辦公室改造為大家可以共用的會議室，均可達到事半功倍的效果。

　　6、基于數據改造。辦公室環境是否得當現在已無須建立在觀察競爭對手的設計之上。無線電信號和各類傳感器早已能為辦公環境設計提供即時、長期的跟蹤數據。有了數據作為支持再加以有效整合，樓宇的日常使用模式可以在網上一目了然地看到，從而為更進一步的辦公環境改良提供借鑒。

　　7、向開發商請求。較為超前的開發商致力于將按需服務和福利設施融入大樓之中，以達到一種全方位服務的酒店式效果，讓尋求按需服務工作環境與傳統長期租賃的業主都能找到合適的工作區域。同時開發商還需重新定義“開發商-運營商-業主”的服務模式，要追求工作空間自由、服務貼心、內部設施齊全與服務共享，以迅速適應不斷變化的商業需求。

　　注釋：

　　[1]http://www.instantoffices.com/en/how-we-can-help-you/guides-and-reports/us-flexible-workspace-review-2016

　　[2] https://www.fastcompany.com/3065735/making-your-workplace-work/office-matters

　　[3] https://rallyteam.com/enterprise-agility/enterprise-agility-three-ways/

　　[4]Ibid.

　　[5] PwC, Millennials at Work: Reshaping the Workplace (2011): p. 4.

　　[6]Telsyte. “From Hot Desks to the Connected Office, Activity-Based Working is Driving Business Outcomes.” 2015.

　　[7]http://www.sbfi.com/workplace-design-trends-2017#sthash.mWtziy5v.qnv0t9ZJ.dpbs

　　作者簡介：

　　克里斯托弗·凱利(Christopher Kelly)是Convene公司的總經理兼聯合創始人。Convene公司是一家專注研究服務、餐飲、科技與人本設計以改善工作環境體驗的公司�？死锼怪鞴茉O計創新、成長管理及品牌拓展，以及協助公司的價值文化建設與策略規劃。

　�。ū疚挠扇�球企業房地資產與設施管理協會(CoreNet Global)特別供稿；翻譯/思駿）